arhiv.me

Arhiv DOO Podgorica

Upravljanje dokumentima, digitalizacija, arhiviranje i skladištenje
Softver za digitalno arhiviranje

Trenutan pristup ključnim informacijama sa dokumenata
Fizičko skladištenje dokumentacije

Fizički skladišni prostor opremljen po ISO11799 standardu
Arhivistička obrada i popis

Generisanje Liste kategorija i popis dokumentacije
Uništavanje dokumentacije

Uništavanje papirne dokumentacije i svih vrsta kartica

Profil kompanije

ARHIV DOO Podgorica je kompanija koja je posvećena implementaciji softvera za elektronsko upravljanje dokumentima, digitalizaciji, arhiviranju, fizičkom skladištenju i svim ostalim procesima koji olakšavaju i organizuju upravljanje dokumentacijom.

U ARHIV doo smješten je Centar za obradu i digitalizaciju dokumentacije, unaprijeđen modernom opremom za skeniranje različitih tipova i formata dokumenata. Kvalitetni i brzi dokument skeneri u kombinaciji sa modernim i tehnološko naprednim aplikativnim rješenjima, efikasnim procedurama rada, našim korisnicima garantuju visok nivo usluga koje su usklađene sa konkretnim potrebama poslovnih sistema.

Za fizičko skladištenje, arhiviranje i uništavanje dokumentacije raspoloživ je objekat opremljen u skladu sa standardom ISO 11799, čime su ispunjeni svi neophodni i zakonom definisani uslovi za čuvanje arhivske građe.

Iskusan i kompetentan tim, sastavljen od sertifikovanih i licenciranih članova, odgovoriće na zahtjevne izazove iz oblasti digitalizacije i arhiviranja dokumenata.

Elektronsko skladištenje

Obuhvata sve aktivnosti koje počinju preuzimanjem papirne dokumentacije od korisnika i završavaju se isporukom elekronskih dokumenata i svih pratećih podataka u odgovarajućem formatu.

Fizičko skladištenje

Preuzimanje i transport, kontrola po dostavljenoj specifikaciji, popis, sortiranje i smještanje dokumentacije u arhivske kutije koje su jedinstveno numerisane, označene bar kodom i prilagođene korisniku.

Arhivisticka obrada i popis

Ovaj segment usluga se preporučuje korisnicima koji nemaju uređen sistem rukovanja registraturskom i arhivskom građom i čija dokumentacija nije organizovana i ispravno klasifikovana.

Fizičko uništavanje

U skladu sa potrebama klijenata, nudimo i usluge fizičkog uništavanja poslovne dokumentacije. Dokumentacija se uništava korišćenjem specijalizovanih uređaja, u skladu sa važećim standardima.

Kao moderna organizacija, okrenuta ka budućem poslovanju, kompanija ARHIV DOO je implementirala i posluje u skadu sa međunarodnim standardima ISO 9001:2015 i ISO/IEC 27001:2013 i kontstantno poboljšava efikasnost sistema menadžmenta kvalitetom i menadžment bezbjednosti informacija, u skladu sa zakonskom nacionalnom regulativom i međunarodnim standardima.

Servisi

Generisanje Liste kategorija i popis dokumentacije

U skladu sa Zakonom o Arhivskoj djelatnosti Crne Gore i Pravilnikom o sadržaju i načinu izrade Liste kategorija registraturske građe i načinu odabiranja i predaje arhivske građe Državnom arhivu, Arhiv doo, nudi konsultantske usluge izrade Liste kategorija svim stvaraocima, odnosno držaocima arhivske građe u čijem je radu nastao materijal.

Prikupljanje korisničkih zahtjeva

Uvid u količinu i vrstu dokumentacije, obilježavanje arhivskih jedinica i pravljenje Primopredajnog zapisnika za dokumentaciju koja će biti predmet obrade.

Sve po mjeri klijenta.
Sa timom ljudi specijalizovanih za ovu vrstu posla.

Preuzimanje dokumentacije

Preuzimanje dokumentacije. Dokumentacija se može obrađivati u prostorijama naručioca ili u Centru za obradu i digitlalizaciju dokumentacije Arhiva, sve u zavisnosti od zahtjeva korisnika.

U skladu sa Zakonom o Arhivskoj djelatnosti CG.

Popis i predaja

Popis dokumentacije i izrada popisnih lista i liste predloga za izlučivanje po zakonski propisanim obrascima kao i predaja popisane dokumentacije, popisnih listi i predloga za izlučivanje u štampanom i elektronskom obliku.

U savremeno opremljenom prostoru za skladištenje.
Koji omogućava nepovredivost vaših dokumenata.

Saradnja do dobijanja saglasnosti

Predaja popisane dokumentacije, popisnih listi i predloga za izlučivanje u štampanom i elektronskom obliku. Saradnja sa korisnikom do dobijanja saglasnosti na Predlog za izlučivanje dokumentacije sa isteklim rokom trajanja od strane Državnog arhiva Crne Gore.

Uz praćenje zakonskih regulativa.
U skladu sa međunarodnim standardima.

Skladištenje dokumentacije i dokumentacionog materijala

Dokumentacija se skladišti i uređuje prema arhivskim propisima, dobroj stručnoj praksi i specifičnim zahtjevima klijenata. Proces pružanja usluga skladištenja dokumentacije predstavlja kompletnu uslugu našeg arhiva.

Preuzimanje i kontrola

Preuzimanje i transport dokumentacije uz potpisivanje Primopredajnih zapisnika o preuzetoj dokumentaciji. Kontrola dokumentacije po dostavljenoj specifikaciji

Naš tim preuzima dokumentaciju.
Naš tim kontroliše dokumentaciju.

Popis i skladištenje

Popis dokumentacije, sortiranje po predefinsanim kategorijama registratorskog materijala i smještanje u kutije koje su numerisane i označene bar kodom.

Kutije mogu biti plombirane.
Kutije se slažu na metalne police i evidentiraju.

Izvještaji i dostava

Slanje redovnih izvještaja i snimaka procesa skladištenja i obrade dokumentacije i hitna dostava dokumentacije po potrebi.

Snimamo kompletan proces.
Dostavljamo dokumentaciju.

Dostupnost

Omogućavamo korisnicima hitnu dostavu dokumentacije. Dostavu dokumentacije je moguće dobiti i putem email-a. Vršimo i sigurnosnu dostavu dokumentacije.

U proces su uključeni ljudi sa iskustvom.
Specijalizovani za navedene radnje.

Arhivistička obrada i fizičko sređivanje papirne dokumentacije

Ovaj segment usluga se preporučuje korisnicima, koji nemaju uređen sistem rukovanja registraturskom i arhivskom građom i čija dokumentacija nije organizovana i klasifikovana, a to radimo na sledeći naičin.

Uvid u situaciju

Pristup popisu arhivskih jedinica i rasute arhivske građe, kako bi se stekao uvid u vrstu i količinu dokumentacije za obradu.

Klasifikacioni plan

Pravljenje klasifikacionog plana, po kojem se dokumentacija razvrstava. Arhivske jedinice se obilježavaju po rednom broju u skladu sa datumom nastanka.

Arhiviranje

U zavisnosti od količine dokumentacije i potreba korisnika, obilježene arhivske jedinice se smještaju u specijalizovane kutije Arhiva, sa jedinstvenom oznakom.

Isporuka rješenja

Realizacijom ove usluge korisnik dobija klasifikovanu, obilježenu i po datumu nastanka organizovanu i složenu dokumentaciju, kao i Elektronski popis i evidenciju o lokaciji svakog dokumenta.

Digitalizacija

Implementacija softvera za digitalnu arhivu

Sistem za digitalizaciju dokumenata je namijenjen i digitalizaciji postojećih dokumenata/arhive. Proces digitalizacije podrazumijeva skeniranje dokumenata upotrebom svih vrsta skenera: protočni (brzi) skeneri, flatbad skeneri, standardni kancelarijski skeneri.

Osnovne karakteristike

Omogućava pristup vašim dokumentima putem interneta sa bilo koje lokacije.

Pristup i uređivanje

Elektronsko arhiviranje, upload, pretraga, indeksiranje i ažuriranje vaših docx, xls, ppt, pdf dokumenata.

Pretraga dokumenata

Skladištenje i pronalaženje dokumenata. Trenutan pristup ključnim informacijama i zaštita informacija.

Pristup i zaštita

Definisanje prava pristupa, digitalno potpisivanje dokumenata i integracija sa postojećim sistemima.

Priprema dokumentacije i vraćanje u prvobitno stanje

Proces pripreme dokumentacije podrazumjeva, obradu arhivskih jedinica za prolazak kroz protočni skener, odnosno rasheftavanje i uklanjanje svih metalnih dijelova i razdavajanje segmenata (predmeta) određenim QR kodovima, koji definišu vrstu dokumenta.

Nakon skeniranja dokumentacije, u ovom sektoru se dokumentacija vraća u prvobitno stanje, to podrazumijeva, uklanjanje QR kodova i zaheftavanje segmenata ili vraćanje u zaštitne folije.

Skeniranje (digitalizacija) dokumenata

Dokumentacija se skenira na brzim i kvalitetnim skenerima, namjenjenim za masovna skeniranja, različitih formata.

Dokumentacija formata A3, A4 i manjih formata, skenira se na brzim protočnim skenerima marke Canon u kombinaciji sa flatbed skenerima, kako bi se omogućio kontinuiran proces skeniranja predmeta koji u svojoj strukturi sadrže notarske zapise, ugovore i sl., a koji su povezani jamstvenikom i ne smiju se razdvajati. Kvalitet skeniranih dokumenata može biti u rezoluciji do 600dpi.

Za skeniranje većih formata do A1, koristi se Bookeye skener, koji je pogodan za skeniranje stare i oštećene dokumentacije, knjiga i projektne dokmentacije.

Indeksiranje i kontrola dokumentacije

Operaterima je omogućen pristup skeniranoj dokumentaciji uz unošenje posebnih kredencijala za svakog operatera

Operateri indeksiranja unose potrebne indeksne podatke za svaki skenirani dokument i izvršavaju kontrolu skenirane i digitalizovane dokumentacije.

Fizičko uništavanje zastarjele dokumentacije

Nudimo usluge fizičkog uništavanja poslovne dokumentacije. Navedena vrsta usluge je uslovljena rokovima čuvanja dokumentacije koja se obrađuje. Dokumentacija kojoj je zakonski rok čuvanja istekao, moguće je uništiti na osnovu zahtjeva korisnika usluga. Dokumentacija se uništava korišćenjem specijalizovanih uređaja, a sve u skladu sa neophodnim standardima. Mašine za uništavanje dokumentacije, osim papira u mogućnosti su da uništavaju i sve vrste plastičnih kartica.

Iniciranje procesa

Preuzimanje i prijem svih popisanih arhivskih jedinica koje su kvalifikovane za proces uništavanja.

Kontrola

Kontrola i potpisivanje Protokola o preuzetoj dokumentaciji u skladu sa važećim propisanim standardima.

Uništavanje

Uništavanje papirne dokumentacije i poptisivanje Protokola sa spiskom svih uništenih arhivskih jedinica.

Video materijal

Predaja medija sa snimljenim procesom uništavanja dokumentacije na zahtjev korisnika.

Oprema i arhiva

Naš arhivski depo za sigurnost vaše dokumentacije

Raspolažemo skladišnim prostorom, za čuvanje i arhiviranje dokumentacije opremljenim u skladu sa ISO11799 standardom, koji definiše sve neophodne procedure za čuvanje arhivske građe. Izgradnja i opremanje objekta je realizovano tako da je obezbijeđena nepovredivost vaše dokumentacije.

ISO11799 standard

U skladu sa ovim standardom su izrađeni: lokacija objekta, konstrukcija objekta, neophodne instalacije i neophodna oprema.

Nepovredivost dokumentacije

Objekat se nalazi na teritoriji koja nije podložna poplavama i nije u blizini drugih objekata koji su zapaljivi ili privlače insekte i glodare.

Nadzor IP kamerama

Objekat posjeduje IP video nadzor sa 42 kamere visoke rezolucije, kontrolu pristupa za sve prostorije, alarmni i protivpožarni sistem.

Detektori loma stakla

Sve prostorije sa staklenim površinama, podložne provali, razbijanju i fizičkom oštećenju posjeduju detektore loma stakla.

Detektori poplave

Obezbijeđenost detektorima poplave koji generišu alarmno stanje i prekidaju dovod vode, ukoliko je uzrok poplave kvar na unutrašnjim vodovodnim instalacijama.

Nivo vlažnosti vazduha

Regulator vlažnosti vazduha u slučaju odsupanja od zadatih vrijednosti automatski pokreće klimatizacioni sistem koji po potrebi reguliše nivo vlažnosti u prostoriji.

Sistem napajanja

Neprekidni sistem napajanja (UPS i agregati) omogućava nesmetan rad svih sistema u slučaju nestanaka struje.

Kontrola pristupa

Svi ulazi u prostorije za obradu, prijem i čuvanje arhivske građe obezbijeđene su kontrolom pristupa sa autorizovanim beskontaktnim karticama.

Fizičko tehnička zaštita

Fizičko tehnička zaštita objekta je obezbijeđena po principu 24/7/365.

Oprema

Bookeye 4 je naš izbor

Dnevni kapacitet na Bookeye-u je 3000 skeniranih strana u boji u visokoj rezoluciju od 600dpi.

Karakteristike Bookeye 4

Reprezentativni model u porodici Bookeye® 4 skenera za knjige koji koristimo za skeniranje dokumenata.

Rezolucija

Skeniranje A1+ formata u optičkoj rezoluciji od 600 dpi .

Držač

Automatski držač za knjige sa podešavanjem visine do 10 cm.

Izoštravanje dokumenata

Omogućava različito izoštravanje dva dokumenta na svojoj radnoj površini.

Produktivnost 24h dnevno

Pogodan za velike projekte u kojima se zahtijeva visok kvalitet boja i oštrine slika.

Neki od naših klijenata

Prijavite se za novosti!

Kontakt informacije

Kontaktirajte nas u našim prostorijama, pozovite naš broj telefona ili nam pošaljite email popunjavanjem forme ispod.

Uprava: Bulevar Mihaila Lalica 16, Podgorica
Arhiva: Donja Gorica bb, Podgorica

+382 67 049 875

info@arhiv.me

Budimo u kontaktu

Popunjavanjem forme ispod možete nam poslati email.